Khi bắt tay vào hiện thực hóa giấc mơ sở hữu một quán cafe nhỏ, việc đầu tiên và quan trọng nhất là phải lập kế hoạch tài chính thật chi tiết. Hiểu rõ các khoản chi phí set up quán cafe nhỏ không chỉ giúp bạn dự trù ngân sách hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh, đảm bảo quán vận hành trơn tru ngay từ những ngày đầu. Bài viết này sẽ đi sâu vào từng hạng mục chi phí, từ những khoản đầu tư ban đầu cho đến chi phí vận hành, giúp bạn có cái nhìn toàn diện nhất để chuẩn bị cho hành trình kinh doanh đầy thú vị này.
Chi phí thuê mặt bằng và sửa chữa (cải tạo) – Nền tảng của quán cafe trong mơ
Chi phí mặt bằng luôn là một trong những khoản đầu tư lớn nhất, đôi khi chiếm đến 30-50% tổng ngân sách ban đầu, đặc biệt là ở các thành phố lớn như Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh. Việc lựa chọn mặt bằng phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến lượng khách hàng tiềm năng mà còn quyết định đến chi phí thuê và cải tạo.
Chi phí thuê mặt bằng ban đầu – Chi phí Set Up Quán
Chi phí thuê mặt bằng ban đầu
Khi tìm được địa điểm ưng ý, bạn sẽ phải đối mặt với các khoản tiền không nhỏ ngay lập tức:
- Tiền đặt cọc: Đây là khoản tiền bạn trả cho chủ nhà để đảm bảo việc thuê và thường dao động từ 2 đến 3 tháng tiền thuê. Khoản này sẽ được hoàn lại khi bạn chấm dứt hợp đồng, với điều kiện bạn trả lại mặt bằng trong tình trạng ban đầu hoặc theo thỏa thuận.
- Tiền thuê nhà trả trước: Thông thường, các chủ nhà yêu cầu thanh toán tiền thuê theo kỳ, có thể là 1, 3, hoặc thậm chí 6 tháng một lần. Với quán cafe nhỏ, bạn có thể cố gắng đàm phán để trả theo tháng hoặc theo quý để giảm gánh nặng tài chính ban đầu.
- Chi phí môi giới (nếu có): Nếu bạn tìm mặt bằng thông qua các công ty hoặc cá nhân môi giới, bạn sẽ phải trả một khoản phí dịch vụ, thường tương đương với 0.5 đến 1 tháng tiền thuê.
Ví dụ, nếu giá thuê một mặt bằng nhỏ ở khu vực đông dân cư là 20 triệu đồng/tháng, bạn có thể phải chi ra khoảng 60 triệu (3 tháng cọc) + 20 triệu (1 tháng trả trước) = 80 triệu đồng chỉ riêng cho tiền thuê ban đầu.
Chi phí sửa chữa, cải tạo và thiết kế
Sau khi có mặt bằng, bước tiếp theo là biến không gian thô sơ thành một quán cafe ấm cúng, độc đáo. Chi phí này phụ thuộc rất nhiều vào tình trạng ban đầu của mặt bằng và phong cách thiết kế bạn lựa chọn.
- Chi phí thiết kế nội thất và ngoại thất: Mặc dù là quán nhỏ, một thiết kế chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu không gian, tạo điểm nhấn và thu hút khách hàng. Chi phí này có thể từ vài triệu đến vài chục triệu đồng tùy vào quy mô và độ phức tạp. Nếu muốn tiết kiệm, bạn có thể tự lên ý tưởng và tìm các đội thi công đơn giản.
- Chi phí cải tạo cơ bản: Bao gồm sơn sửa lại tường, làm lại hệ thống điện nước, sửa chữa nền nhà, trần nhà. Đây là những hạng mục cần thiết để đảm bảo sự an toàn và tiện nghi cho quán.
- Chi phí làm bảng hiệu, đèn trang trí: Bảng hiệu là bộ mặt của quán, cần được thiết kế bắt mắt và dễ nhận diện. Đèn trang trí không chỉ cung cấp ánh sáng mà còn tạo không gian và không khí riêng cho quán.
- Chi phí làm quầy bar, khu vực pha chế: Quầy bar là trái tim của quán cafe. Bạn cần thiết kế một quầy bar tiện lợi, đủ không gian cho các thiết bị pha chế và đảm bảo vệ sinh. Chi phí này bao gồm cả vật liệu và nhân công thi công.
- Thi công hệ thống thoát nước, hệ thống hút mùi: Đặc biệt quan trọng đối với khu vực pha chế và khu vực bếp (nếu có). Hệ thống này đảm bảo vệ sinh và không gian thoáng đãng cho cả nhân viên và khách hàng.
Tổng chi phí cho phần này có thể dao động rất lớn, từ 30 triệu đến hàng trăm triệu đồng. Một quán cafe nhỏ với phong cách đơn giản, tận dụng tối đa mặt bằng hiện có có thể tiết kiệm đáng kể khoản này. Ngược lại, nếu bạn muốn tạo ra một không gian độc đáo, cần đầu tư nhiều vào nội thất, chi phí sẽ cao hơn.
Chi phí set up quán cafe trang thiết bị và dụng cụ pha chế – “Vũ khí” tạo nên đồ uống chất lượng
Đây là những khoản đầu tư trực tiếp vào chất lượng sản phẩm của bạn. Thiết bị tốt không chỉ giúp pha chế đồ uống ngon hơn mà còn tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.
Thiết bị pha chế chuyên dụng
- Máy pha cafe (máy pha espresso, máy xay cafe): Đây là “linh hồn” của quán cafe. Với quán nhỏ, bạn có thể chọn các dòng máy pha bán tự động hoặc tự động với công suất vừa phải. Máy xay cafe chuyên dụng cũng rất quan trọng để đảm bảo độ tươi và hương vị của cafe. Giá máy pha cafe có thể từ 20 triệu đến hơn 100 triệu đồng.
- Máy xay sinh tố, máy ép trái cây: Cần thiết nếu menu của bạn có đồ uống từ trái cây tươi.
- Tủ lạnh, tủ đông, tủ mát trưng bày: Để bảo quản nguyên liệu tươi sống, sữa, kem và trưng bày bánh ngọt (nếu có).
- Máy làm đá: Đảm bảo nguồn đá sạch và đủ dùng, đặc biệt trong những ngày nắng nóng hoặc giờ cao điểm.
- Bình đun siêu tốc, máy lọc nước: Đảm bảo nguồn nước sạch và nước nóng cho các loại trà.
Dụng cụ pha chế và phục vụ
- Ly, cốc, chén, đĩa: Nên đa dạng về chất liệu (thủy tinh, sứ, nhựa tái sử dụng) và kích cỡ để phục vụ các loại đồ uống khác nhau.
- Thìa, dĩa, ống hút: Chọn loại chất lượng tốt, có thể tái sử dụng để giảm thiểu rác thải nhựa.
- Các dụng cụ pha chế nhỏ: Bao gồm shaker, tamper, ca đánh sữa, phin, cân điện tử, dao, thớt, muỗng định lượng… Những dụng cụ này tuy nhỏ nhưng không thể thiếu để tạo ra những ly đồ uống hoàn hảo.
Khay, giá đỡ: Để phục vụ khách hàng và sắp xếp dụng cụ gọn gàng.
Đồ dùng văn phòng và vệ sinh
- Hệ thống POS (Point of Sale): Bao gồm máy tính tiền, phần mềm quản lý bán hàng, máy in hóa đơn. Hệ thống này giúp quản lý đơn hàng, doanh thu, kho hàng một cách hiệu quả. Chi phí cho phần mềm có thể theo tháng hoặc theo năm.
- Đồ dùng vệ sinh: Bao gồm thùng rác, chổi, cây lau nhà, hóa chất tẩy rửa, xà phòng… Đảm bảo quán luôn sạch sẽ là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng.
Tổng chi phí cho trang thiết bị và dụng cụ có thể dao động từ 50 triệu đến 200 triệu đồng, tùy thuộc vào chất lượng và thương hiệu bạn chọn. Đối với quán cafe nhỏ, bạn có thể cân nhắc mua thiết bị đã qua sử dụng (nhưng vẫn đảm bảo chất lượng) để tiết kiệm chi phí ban đầu.
Chi phí nguyên vật liệu và tồn kho ban đầu – Đảm bảo nguồn cung cấp liên tục
Nguyên vật liệu là yếu tố cốt lõi quyết định hương vị và chất lượng sản phẩm. Việc chuẩn bị một lượng tồn kho ban đầu đủ dùng là rất quan trọng để tránh gián đoạn kinh doanh và đảm bảo chất lượng phục vụ.
Nguyên vật liệu pha chế
- Cafe hạt, cafe bột: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín để có nguồn cafe chất lượng, phù hợp với phong cách quán. Nên có vài loại cafe khác nhau để phục vụ sở thích đa dạng của khách hàng.
- Sữa tươi, sữa đặc, kem béo: Các thành phần không thể thiếu trong nhiều loại đồ uống.
- Các loại syrup, sốt, bột pha chế: Dùng để tạo ra các loại đồ uống đặc biệt, signature của quán.
- Trà, hoa quả tươi, rau củ: Nếu menu có trà sữa, trà trái cây, sinh tố, nước ép.
- Đường, đá: Luôn cần số lượng lớn.
Đồ dùng tiêu hao
- Ly giấy, cốc nhựa mang đi (take away): Cần thiết cho khách hàng mua mang về.
- Ống hút, túi đựng đồ: Ưu tiên các sản phẩm thân thiện môi trường nếu có thể.
- Giấy ăn, khăn ướt: Đảm bảo vệ sinh cho khách hàng.
- Bao bì sản phẩm (nếu có bán kèm): Nếu quán có bán thêm bánh ngọt, đồ ăn vặt.
Chi phí set up quán cafe nhỏ tồn kho ban đầu
Bạn nên dự trù một khoản cho lượng nguyên vật liệu đủ dùng trong khoảng 1-2 tuần đầu tiên hoạt động. Điều này giúp bạn có thời gian để tìm kiếm các nhà cung cấp ổn định, đàm phán giá tốt và tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu đột ngột. Chi phí này có thể từ 10 đến 30 triệu đồng tùy vào quy mô menu và lượng khách dự kiến.
Chi phí nhân sự và marketing ban đầu – Góp phần tạo nên sự thành công
Dù là quán cafe nhỏ, việc có một đội ngũ nhân sự phù hợp và kế hoạch marketing hiệu quả ngay từ đầu sẽ giúp quán vận hành trơn tru, tạo dựng hình ảnh và tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Chi phí nhân sự
- Lương nhân viên: Bao gồm lương cho barista (người pha chế), nhân viên phục vụ, thu ngân. Với quán nhỏ, bạn có thể kiêm nhiệm một số vai trò hoặc thuê nhân viên bán thời gian để tiết kiệm chi phí. Mức lương phụ thuộc vào kinh nghiệm và thời gian làm việc.
- Chi phí đào tạo nhân viên: Nếu nhân viên chưa có kinh nghiệm, bạn cần chi trả chi phí đào tạo về pha chế, kỹ năng phục vụ khách hàng, xử lý tình huống.
- Đồng phục nhân viên: Tạo sự chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu cho quán.
Chi phí marketing và quảng bá ban đầu
- Chi phí thiết kế menu, tờ rơi, card visit: Menu cần được thiết kế rõ ràng, hấp dẫn. Tờ rơi và card visit giúp bạn quảng bá quán đến cộng đồng xung quanh.
- Chi phí chạy quảng cáo online: Các kênh như Facebook, Instagram, Google Ads có thể giúp quán tiếp cận lượng lớn khách hàng tiềm năng. Bạn có thể bắt đầu với ngân sách nhỏ để thử nghiệm.
- Chi phí khai trương, khuyến mãi: Một buổi khai trương ấn tượng với các chương trình khuyến mãi hấp dẫn sẽ thu hút sự chú ý và khuyến khích khách hàng đến trải nghiệm.
- Chi phí chụp ảnh sản phẩm, không gian quán: Hình ảnh đẹp, chuyên nghiệp sẽ rất hiệu quả trong việc quảng bá trên mạng xã hội. Bạn có thể tự chụp hoặc thuê freelancer.
- Chi phí tạo dựng kênh truyền thông xã hội: Tạo các tài khoản trên Facebook, Instagram, TikTok… để quảng bá hình ảnh và tương tác với khách hàng.
Tổng chi phí cho nhân sự và marketing ban đầu có thể dao động từ 20 đến 70 triệu đồng, tùy thuộc vào quy mô nhân sự và chiến lược marketing bạn chọn.
Chi phí pháp lý, giấy phép và vận hành khác – Những khoản cần thiết không thể bỏ qua
Bên cạnh các chi phí trực tiếp cho việc set up quán, bạn cũng cần dự trù các khoản chi phí liên quan đến pháp lý, giấy phép kinh doanh và một khoản dự phòng cho các chi phí vận hành phát sinh trong những tháng đầu.
Chi phí pháp lý và giấy phép
- Chi phí đăng ký kinh doanh: Bao gồm phí nộp hồ sơ, lệ phí môn bài. Bạn có thể tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ để tiết kiệm thời gian.
- Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm: Bắt buộc đối với mọi cơ sở kinh doanh ăn uống. Quá trình xin cấp phép đòi hỏi quán phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định về vệ sinh.
- Giấy phép phòng cháy chữa cháy: Tùy thuộc vào quy mô và địa điểm, bạn có thể cần phải trang bị hệ thống PCCC và xin cấp phép.
- Chi phí liên quan đến các loại thuế ban đầu: Bao gồm thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN (nếu có).
Chi phí vận hành ban đầu và dự phòng
- Chi phí điện, nước, internet: Những khoản cố định hàng tháng để duy trì hoạt động của quán.
- Chi phí vệ sinh, bảo trì: Chi phí định kỳ cho việc vệ sinh chuyên sâu, bảo trì thiết bị để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
- Chi phí dự phòng: Đây là khoản cực kỳ quan trọng và thường bị bỏ qua. Bạn nên dự trù một khoản từ 10% đến 20% tổng chi phí set up để đối phó với những rủi ro hoặc phát sinh ngoài kế hoạch (ví dụ: hỏng hóc thiết bị đột xuất, chi phí sửa chữa nhỏ, hay các khoản phí không lường trước). Khoản này giúp bạn yên tâm hơn trong những tháng đầu khi quán chưa có doanh thu ổn định.
- Chi phí trả lương và các khoản cố định cho 1-3 tháng đầu tiên: Ngay cả khi chưa có doanh thu ổn định, bạn vẫn phải trả lương nhân viên, tiền thuê nhà (nếu trả theo tháng), tiền điện nước. Hãy chuẩn bị một khoản dự phòng đủ để duy trì hoạt động trong vài tháng đầu cho đến khi quán bắt đầu có lãi.
Tổng chi phí cho phần này có thể từ 15 triệu đến 50 triệu đồng, tùy thuộc vào quy mô và các yêu cầu pháp lý cụ thể tại địa phương.
Tổng kết và lời khuyên để tối ưu chi phí
Việc set up một quán cafe nhỏ đòi hỏi một khoản đầu tư không hề nhỏ, từ vài trăm triệu đến cả tỷ đồng tùy thuộc vào vị trí, quy mô và phong cách. Dưới đây là ước tính tổng quan:
- Thuê mặt bằng và sửa chữa: 50 triệu – 250 triệu VND (tùy vị trí và mức độ cải tạo)
- Trang thiết bị và dụng cụ: 50 triệu – 200 triệu VND (tùy chất lượng và thương hiệu)
- Nguyên vật liệu và tồn kho: 10 triệu – 30 triệu VND
- Nhân sự và marketing ban đầu: 20 triệu – 70 triệu VND
- Pháp lý, giấy phép và dự phòng: 15 triệu – 50 triệu VND
Tổng cộng, chi phí set up một quán cafe nhỏ có thể dao động từ 145 triệu đến 600 triệu VND hoặc hơn, tùy thuộc vào các yếu tố cụ thể.
Để tối ưu chi phí set up quán cafe nhỏ, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:
- Tận dụng mặt bằng có sẵn: Chọn mặt bằng đã có sẵn hạ tầng điện nước, hoặc có ít hạng mục cần sửa chữa để giảm chi phí cải tạo.
- Mua thiết bị đã qua sử dụng: Nhiều thiết bị cafe chất lượng tốt được bán lại với giá phải chăng. Hãy tìm hiểu kỹ và kiểm tra trước khi mua.
- Tự thiết kế và thi công đơn giản: Nếu có khả năng, bạn có thể tự lên ý tưởng thiết kế và tìm thợ địa phương để thi công, giảm chi phí thuê đơn vị thiết kế chuyên nghiệp.
- Bắt đầu với menu tinh gọn: Chỉ tập trung vào các loại đồ uống chủ lực để giảm chi phí nguyên vật liệu và tồn kho ban đầu.
- Tận dụng marketing truyền miệng và mạng xã hội miễn phí: Khuyến khích khách hàng check-in, review để quảng bá quán. Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để đăng tải hình ảnh và tương tác với khách hàng.
- Đàm phán với nhà cung cấp: Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín với giá cả cạnh tranh, đàm phán để có chiết khấu tốt.
Lập một kế hoạch tài chính chi tiết, dự trù đầy đủ các khoản mục chi phí và luôn có một khoản dự phòng sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bắt đầu hành trình kinh doanh quán cafe nhỏ của mình.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, quá phức tạp bởi những khâu set up hoàn chỉnh hay cần một giải pháp chuyên nghiệp tối ưu. Hãy liên hệ Your Solution, cung cấp giải pháp set up toàn diện cho bạn từ A-Z, tối ưu chi phí, chuyên nghiệp và hoàn chỉnh!
