Giấc mơ sở hữu một quán cafe của riêng mình là niềm kát khao của nhiều người, nhưng để biến ước mơ thành hiện thực, đặc biệt là trong ngành F&B, bạn không chỉ cần có công thức pha chế ngon hay không gian đẹp. Việc nắm vững các thủ tục mở quán cafe là bước đi nền tảng và cực kỳ quan trọng để đảm bảo quán hoạt động hợp pháp, tránh những rắc rối không đáng có về sau.

Bài viết này sẽ tổng hợp chi tiết các bước pháp lý cần thiết, từ việc đăng ký kinh doanh, xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm cho đến các loại thuế và quy định liên quan, giúp bạn có cái nhìn toàn diện và tự tin hơn khi bắt đầu hành trình kinh doanh quán cafe của mình.

I. Đăng Ký Kinh Doanh – Bước Đầu Tiên Quan Trọng Nhất

Đây là bước pháp lý bắt buộc để quán cafe của bạn được công nhận và hoạt động hợp pháp. Lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp sẽ ảnh hưởng đến các thủ tục sau này.

1.1. Lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp

Bạn có thể cân nhắc hai loại hình chính:

  • Hộ Kinh Doanh Cá Thể:
    • Ưu điểm: Thủ tục đơn giản, dễ quản lý, chi phí thấp, không yêu cầu kế toán phức tạp. Bạn chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản.
    • Nhược điểm: Không có tư cách pháp nhân, khó mở rộng thành chuỗi, không thể huy động vốn từ nhiều người.
    • Phù hợp với: Quán cafe quy mô nhỏ, chủ yếu do một chủ sở hữu quản lý, ít nhân viên. Nếu bạn tìm hiểu “mở quán cafe cá nhân” thì đây là lựa chọn phổ biến.
    • Thủ tục đăng ký: Đăng ký tại Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện/quận nơi đặt quán. Tìm kiếm “thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể quán cafe” để có thông tin chi tiết.
  • Công Ty TNHH (Một thành viên hoặc Hai thành viên trở lên):
    • Ưu điểm: Có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp, dễ huy động vốn, tạo sự chuyên nghiệp và uy tín hơn, phù hợp để mở chuỗi hoặc gọi vốn đầu tư.
    • Nhược điểm: Thủ tục phức tạp hơn, yêu cầu kế toán, thuế chặt chẽ, chi phí duy trì cao hơn.
    • Phù hợp với: Quán cafe có quy mô lớn, nhiều chủ sở hữu hoặc định hướng phát triển thành chuỗi. Bạn có thể tìm hiểu thêm về “thủ tục thành lập công ty F&B” nếu đây là loại hình bạn quan tâm.
    • Thủ tục đăng ký: Đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.

thủ tục mở quán cafe

1.2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Dù là loại hình nào, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là rất quan trọng để tránh sai sót, chậm trễ.

  • Đối với Hộ Kinh Doanh Cá Thể:
    • Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu chuẩn).
    • Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh.
    • Bản sao hợp lệ hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có) hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
    • Biên bản họp nhóm cá thể (nếu là nhóm cá thể kinh doanh).
    • Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải chủ hộ).
  • Đối với Công Ty TNHH:
    • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
    • Điều lệ công ty.
    • Danh sách thành viên/cổ đông (nếu có).
    • Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/hộ chiếu của các thành viên/cổ đông sáng lập.
    • Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật).

1.3. Nộp hồ sơ và nhận kết quả

  • Nơi nộp: Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh đã chọn.
  • Thời gian: Thông thường từ 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và không có sai sót.
  • Kết quả: Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

II. Giấy Phép An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm (ATTP) – Bắt Buộc Với Ngành F&B

Đây là giấy phép quan trọng nhất và bắt buộc đối với mọi cơ sở kinh doanh ăn uống, bao gồm quán cafe. Nó chứng minh quán của bạn đủ điều kiện về vệ sinh, an toàn thực phẩm.

2.1. Điều kiện cấp Giấy phép ATTP

Để được cấp phép, quán cafe của bạn phải đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Cơ sở vật chất:
    • Địa điểm kinh doanh phải tách biệt với các nguồn gây ô nhiễm (bãi rác, cống rãnh…).
    • Thiết kế quán khoa học: có khu vực chế biến, khu rửa dụng cụ, khu ăn uống riêng biệt, thông thoáng.
    • Đảm bảo đủ nước sạch đạt chuẩn, có hệ thống xử lý nước thải.
    • Trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản thực phẩm (tủ lạnh, tủ đông), dụng cụ chế biến đảm bảo vệ sinh.
    • Có đủ dụng cụ vệ sinh, hệ thống phòng chống côn trùng, động vật gây hại (chuột, gián…).
  • Con người:
    • Chủ cơ sở và tất cả nhân viên trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải được khám sức khỏe định kỳ và có Giấy xác nhận kiến thức về ATTP. Các truy vấn như “khám sức khỏe cho nhân viên quán cafe” hay “chứng nhận kiến thức an toàn thực phẩm” là rất phổ biến vì đây là yêu cầu cốt lõi.
  • Nguồn gốc nguyên liệu: Tất cả nguyên liệu đầu vào phải có nguồn gốc rõ ràng, có hóa đơn chứng từ chứng minh tính hợp pháp.

2.2. Hồ sơ xin Giấy phép ATTP

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp quá trình thẩm định diễn ra nhanh chóng.

  • Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP.
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
  • Bản thuyết minh chi tiết về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ được sử dụng.
  • Bản sao Giấy xác nhận kiến thức về ATTP của chủ cơ sở và những người trực tiếp sản xuất, kinh doanh.
  • Bản sao Giấy xác nhận đủ điều kiện sức khỏe của chủ cơ sở và toàn bộ nhân viên.
  • Tìm kiếm “hồ sơ xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm quán cafe” để có danh sách chi tiết và mẫu biểu.

thủ tục quán cafe

2.3. Quy trình nộp hồ sơ và thẩm định

  • Cơ quan cấp phép: Tùy thuộc vào quy mô và quy định địa phương, có thể là Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm cấp tỉnh/thành phố hoặc Sở Công Thương.
  • Quy trình:
    1. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
    2. Thẩm định hồ sơ.
    3. Thẩm định thực tế tại cơ sở (cán bộ sẽ đến quán để kiểm tra).
    4. Cấp giấy phép nếu đủ điều kiện.
  • Thời gian: Thường mất khoảng 15-30 ngày làm việc.

III. Các Loại Thuế Cần Nộp Khi Mở Quán Cafe

Tuân thủ nghĩa vụ thuế là bắt buộc để quán cafe của bạn hoạt động minh bạch và tránh bị phạt.

3.1. Thuế Môn Bài (Lệ phí môn bài)

Đây là loại thuế cố định hàng năm.

  • Mức nộp: Tùy thuộc vào vốn điều lệ (đối với Công ty TNHH) hoặc doanh thu/bậc thuế khoán (đối với Hộ Kinh Doanh Cá Thể).
  • Thời điểm nộp: Hàng năm, trước ngày 30/01.

3.2. Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT)

  • Đối với Hộ Kinh Doanh Cá Thể: Thường nộp theo phương pháp khoán (dựa trên doanh thu khoán mà cơ quan thuế ấn định).
  • Đối với Công Ty TNHH:
    • Phương pháp khấu trừ: Nếu đủ điều kiện và đăng ký.
    • Phương pháp trực tiếp trên doanh thu: Nếu không đủ điều kiện khấu trừ.
  • Bạn có thể tìm hiểu thêm về “thuế GTGT quán cafe” và “cách tính thuế quán cafe” để nắm rõ nghĩa vụ của mình.

3.3. Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN)

  • Đối với Hộ Kinh Doanh Cá Thể: Nộp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu khoán.
  • Đối với Công Ty TNHH: Tính trên lợi nhuận chịu thuế của doanh nghiệp.

3.4. Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN) (đối với chủ hộ kinh doanh và người lao động)

  • TNCN của chủ hộ: Tính trên doanh thu khoán (nếu là hộ kinh doanh).
  • TNCN của nhân viên: Khấu trừ tại nguồn nếu có hợp đồng lao động và mức lương đạt ngưỡng chịu thuế TNCN.

IV. Các Giấy Phép và Quy Định Khác Cần Lưu Ý

Ngoài các giấy phép chính, bạn cần chú ý đến các quy định khác để quán cafe hoạt động trơn tru và an toàn.

4.1. Giấy phép Phòng cháy chữa cháy (PCCC)

An toàn PCCC là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với mọi cơ sở kinh doanh, đặc biệt là nơi có nhiều vật liệu dễ cháy như quán cafe.

  • Điều kiện: Tùy thuộc vào quy mô và loại hình cơ sở. Các quán cafe nhỏ có thể chỉ cần tuân thủ các quy định an toàn PCCC cơ bản và trang bị đầy đủ bình chữa cháy. Các quán lớn hơn, có nhiều tầng hoặc sức chứa lớn có thể cần thẩm duyệt, nghiệm thu PCCC.
  • Hồ sơ và quy trình: Liên hệ Phòng Cảnh sát PCCC và Cứu nạn, cứu hộ địa phương để được hướng dẫn chi tiết. Bạn có thể tìm kiếm “PCCC quán cafe nhỏ” hoặc “giấy phép PCCC cho quán cafe”.

4.2. Đăng ký sử dụng lao động và các chế độ liên quan

Nếu có thuê nhân viên, bạn cần tuân thủ các quy định về lao động.

  • Thông báo sử dụng lao động: Gửi Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện.
  • Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp: Đăng ký đầy đủ cho người lao động theo quy định của pháp luật.

4.3. Quy định về Biển hiệu, Quảng cáo

  • Tuân thủ quy định về kích thước, nội dung biển hiệu của quán theo quy định của địa phương.
  • Nếu có các hoạt động quảng cáo lớn, đặt biển quảng cáo ngoài trời, bạn cần xin giấy phép quảng cáo từ cơ quan có thẩm quyền.

4.4. Bản quyền âm nhạc (Nếu có mở nhạc)

  • Nếu quán cafe có mở nhạc công khai để phục vụ khách hàng (dù là nhạc nền), bạn cần xin giấy phép và trả phí bản quyền cho các tổ chức quản lý quyền tác giả âm nhạc (ví dụ: Trung tâm Bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam – VCPMC). Đây là một lưu ý quan trọng mà nhiều người bỏ qua. Tìm hiểu thêm về “bản quyền âm nhạc quán cafe” hay “mở nhạc quán cafe có cần xin phép”.

4.5. Hợp đồng thuê mặt bằng (Nếu có)

  • Nếu bạn thuê mặt bằng, cần làm hợp đồng rõ ràng, đầy đủ các điều khoản về thời gian thuê, giá thuê, quyền và nghĩa vụ của các bên.
  • Lưu ý các vấn đề về sửa chữa, cải tạo, điều khoản chấm dứt hợp đồng để tránh tranh chấp sau này.

V. Những Lưu Ý Quan Trọng Khác Khi Thực Hiện Thủ Tục

Để quá trình mở quán diễn ra thuận lợi, hãy ghi nhớ những điều sau:

5.1. Chuẩn bị tài chính đầy đủ

Ngoài chi phí đầu tư ban đầu, bạn cần dự trù tài chính cho các loại giấy phép, lệ phí, thuế và các chi phí phát sinh khác. Nếu cần, hãy thuê tư vấn luật hoặc dịch vụ làm thủ tục để đảm bảo mọi việc suôn sẻ.

5.2. Tìm hiểu kỹ quy định địa phương

Mỗi tỉnh/thành phố, thậm chí mỗi quận/huyện có thể có những quy định riêng biệt hoặc yêu cầu thêm về thủ tục. Hãy chủ động liên hệ cơ quan chức năng hoặc các trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp tại địa phương để nắm rõ thông tin.

5.3. Nên sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý (nếu không có kinh nghiệm)

Nếu bạn không có kinh nghiệm trong các thủ tục hành chính, việc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý hoặc các công ty chuyên nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ. Điều này đặc biệt quan trọng với các loại giấy phép phức tạp như ATTP, PCCC.

5.4. Duy trì tuân thủ pháp luật trong quá trình hoạt động

Việc hoàn tất thủ tục chỉ là bước đầu. Trong suốt quá trình kinh doanh, bạn cần thường xuyên cập nhật các quy định mới, đảm bảo luôn tuân thủ các tiêu chuẩn về ATTP, PCCC, quy định lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế để tránh bị phạt hoặc gặp rắc rối pháp lý.

Mở một quán cafe là hành trình đầy thú vị nhưng cũng không ít thách thức, đặc biệt là về mặt pháp lý. Việc nắm vững và thực hiện đầy đủ các thủ tục mở quán cafe không chỉ giúp bạn hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro mà còn tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của quán.

Bạn đang cảm thấy choáng ngợp với hàng tá thủ tục pháp lý, hay cần một giải pháp toàn diện để khởi nghiệp quán cafe một cách hiệu quả nhất? Hãy để Your Solution đồng hành cùng bạn!

Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói F&B, từ tư vấn và hỗ trợ hoàn tất mọi thủ tục pháp lý (đăng ký kinh doanh, ATTP, PCCC…), đến dạy các khóa học pha chế chuyên nghiệp, cung cấp nguyên liệu và vật tư thiết bị chất lượng cao, cùng với chiến lược vận hành và marketing hiệu quả. Liên hệ Your Solution ngay hôm nay để biến giấc mơ quán cafe của bạn thành hiện thực một cách dễ dàng và thành công nhất!